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【職場學會的那些小事】Lesson 1:那些google不到的事

《Lesson 1:歡迎來到大院禮儀訓練中心!》

背景:大院有個重要的計畫需要找委員協助審查,長官要求下屬提供協審名單。

「婉言,你剛給我的那些委員名單是哪邊找的?有確認過嗎?」
「報告長官,名單我是搜尋資料庫關鍵字來的,也重新google過他們的現職及聯絡方式,待大長官勾選後就可以發會議通知了!」
「我是問你顏色對不對,還有委員跟老闆們的關係如何?」
「....」
如果你是下屬的角色,下一步會怎麼做?
A:老實承認自己不知道,詢問長官建議
B:默默回到電腦前重新google或查找歷史檔案雙方合作資料
C:找別組好夥伴求救
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你們可能以為會議承辦人員,不過就是照長官指示發發開會通知,打打議程,時間到了就開會,開完會寫寫紀錄,然後就可以躺著等下次開會!
我告訴你們:你們都太!天!真!了!(翻桌)
一個成功的會議最關鍵的人是誰,當然是會議承辦人員!他就像導演一樣,兼負宣傳、選角、排練、正式上場聚焦及事後剪輯等重要工作,雖然一個強大的導演不一定是票房保證,但如果導演很爛,幾乎是爛片保證!
今天我想先就會議承辦人員面臨邀請(自己不熟)的外部委員,來跟大家分享我在職場學到的第一課---那些google不到的事,可以怎麼做。
回到開頭那個故事,當時我三件事都做了。

第一步:默默回到電腦前重新google或查找歷史檔案雙方合作資料
判斷點基於職場服從性+自助而後求助,當我一確認手頭委員背景資料不足以讓長官安心,我除了從委員個人經歷、政府採購網、內部人才資料庫等都是好物,企業亦可用LinkedIn搜尋,從這些歷史檔案裡去找出私人網絡鏈結,時間頂多10~15分鐘,一但確認無法取得可用資訊後,則採取第二步。

第二步:老實承認自己不知道,詢求長官建議
因為產學界大老通常行程滿滿,加上會議有其安排急迫性,建議盡快向直屬長官求救,為什麼不一開始就直接求救,幾於人性考量,如果你一直在長官心中的印象是遇難題則伸手牌,而不試著解決,他後面對於你的能力信任也很難建立;再來,向直屬長官詢求建議也是把球丟回去給他,讓他以他的高度(視野)或情報(或小道消息)給你指導。
當時,我長官其實笑笑的跟我說,他其實也同步請同辦公室另一部門的長官協助建議領域專家(因為他們與業界的合作互動較多),至於手上的名單暫存即可。

第三步:找別組好夥伴求救(積籌碼)
當我一知道長官有請另一部門協助時,我立馬私下找該部門的好夥伴這件事交辦的同職等承辦是誰,處理的狀況如何,並親自跟交辦同仁打個照面拜託,請他給我順手人情盡快辦理。

最後,我當天拿到名單之後才發現一開始我自己找的名單裡A委員與B委員是互不見面的關係,有A就沒有B,然後C委員則是放炮大王,若不幸我真的用google替我選A、B及C委員,我的會議大概就gg了吧(攤手)。


【職場便利貼】

  1. 「有關係就沒關係」通常是手頭沒多少關係的小菜鳥說的
  2. 長官能當上長官必然有他獨到之處,光聽的小道消息都比你吃的飯多
  3. 自古文人相輕,多注意沒事,沒事多注意
  4. 凡事問google大神並不能解決所有的事,特別是人的事,戒之戒之!



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